Informativa per il trattamento dei dati personali derivante dalla gestione delle segnalazioni whistleblowing

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Italdesign Whistleblowing Privacy Notice

1. Titolare del trattamento e responsabile per la protezione dei dati

Il Titolare del trattamento è Italdesign Giugiaro S.p.A., con sede legale in Torino, via San Quintino 28 e sede operativa in Moncalieri (TO), via Achille Grandi 25, il quale può essere contattato scrivendo a privacy@italdesign.it o inviando una raccomandata all’attenzione del Responsabile Legal & Governance, c/o Italdesign – Giugiaro S.p.A., via Achille Grandi, 25, Moncalieri (TO).

Il Responsabile per la protezione dei dati (DPO) può essere contattato inviando un’e-mail a dpo@italdesign.it.

2. Categorie di interessati

Interessato è la persona fisica identificata o identificabile cui si riferisce il dato personale (v. art. 4, par. 1, n. 1 GDPR).

Ai fini della presente informativa ex art. 13 GDPR, si considerano quali interessati, e, pertanto, i soggetti cui la presente informativa si rivolge:

• la persona segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
• il facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata e ogni altro soggetto nei confronti del quale deve essere garantita la protezione ai sensi della normativa;
• la persona coinvolta: la persona fisica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata.

3. Oggetto del trattamento

Il Titolare tratterà i dati personali degli interessati di seguito descritti:

• dati identificativi e di contatto, quali nome e cognome, indirizzo e-mail o numero di telefono;
• dati relativi al rapporto con il Titolare;
• altri dati che saranno inseriti dalla persona segnalante nella compilazione del form di segnalazione o successivamente acquisiti dai gestori delle segnalazioni nell’ambito dell’attività istruttoria.

Nella gestione delle segnalazioni potrebbero essere oggetto di trattamento dati appartenenti a categorie particolari di dati di cui all’articolo 9 GDPR, nonché dati relativi a condanne penali e a reati ex art. 10 GDPR.

4. Finalità e base giuridica del trattamento

Il Titolare tratterà i dati personali degli interessati unicamente per le seguenti finalità:

• presa in carico della segnalazione da parte dei gestori,
• invio di eventuali richieste e/o ricezione di riscontro alle richieste inviate dal segnalante e dai gestori della segnalazione,
• gestione istruttoria: esecuzione di verifiche sulla fondatezza della segnalazione,
• gestione dei provvedimenti conseguenti, anche sotto il profilo disciplinare.

La base giuridica dei trattamenti suindicati è rinvenibile nell’adempimento dell’obbligo legale ex art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR come descritto nel D. Lgs. n. 24/2023.

La base giuridica è, altresì, rinvenibile, per ciò che riguarda il trattamento di categorie particolari di dati,
nell’articolo 9, par. 2, lett. b) del GDPR in quanto il trattamento è necessario per assolvere agli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nonché nell’articolo 9, par. 2 lett. g) del GDPR in quanto il trattamento è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base dell’art. 2-sexies del D. Lgs. n. 196/2003.

Il trattamento dei dati giudiziari resosi eventualmente necessario per la gestione delle segnalazioni ricevuta è legittimo sulla base dell’art. 10 GDPR in correlazione con l’art. 2-octies del D. Lgs. n. 196/2003.

5. Modalità di trattamento e tempi di conservazione

I dati personali degli interessati verranno trattati dal Titolare ai sensi dell’art. 5 del GDPR e nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza.

I dati personali degli interessati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a cinque anni dal termine di chiusura dell’istruttoria relativa alla segnalazione. Qualora il Titolare abbia documentata necessità di conservare i dati per un periodo superiore a cinque anni (ad esempio nel caso in cui la cancellazione possa compromettere il legittimo diritto di difesa), l’ulteriore conservazione potrà avvenire limitando l’accesso ai dati soltanto ai responsabili della funzione Legale fino a chiusura del relativo contenzioso.

Rimane inteso che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica
segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

In ogni caso, viene assicurata l’adozione di ogni misura tecnica e organizzativa adeguata a garantire la sicurezza dei dati personali ai sensi del GDPR.

6. Destinatari dei dati

I dati personali degli interessati resi accessibili a soggetti interni, appartenenti a funzioni di Gruppo o terze parti che forniscono servizi necessari all’espletamento delle finalità di cui al punto 4, che saranno autorizzati al trattamento dal Titolare o espressamente designati Responsabili del trattamento.

Si informa, inoltre, la persona segnalante che i dati che la riguardano non possono essere comunicati a
persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente
autorizzate a t rattare t ali dati a i s ensi degli articoli 2 9 e 3 2, p aragrafo 4, del GDPR e dell’articolo 2-
quaterdecies del D. Lgs. n. 196/2003, senza il suo espresso consenso.

Previo espresso consenso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità, inoltre, i dati a lui riferibili possono essere comunicati nell’ambito del procedimento disciplinare instaurato a carico del
segnalato, qualora l a c ontestazione sia f ondata, i n t utto o i n p arte, s ulla s egnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato. In caso contrario, la segnalazione non sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare.

I dati personali degli interessati potranno essere altresì comunicati a soggetti pubblici, per l’adempimento di obblighi di legge o per soddisfare richieste dell’autorità giudiziaria o di pubblica sicurezza.

7. Trasferimento dei dati

I dati personali degli interessati non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi Extra-UE. Laddove ciò si rendesse, tuttavia, necessario, il Titolare assicura sin da ora il rispetto di una delle condizioni di cui al Capo V del GDPR.

8. Diritti degli interessati

In relazione alle finalità di trattamento e in qualità di interessato, Lei potrà esercitare in qualsiasi momento i seguenti diritti:

1. Diritto di accesso ai dati personali (art. 15 GDPR): ottenere la conferma dell’esistenza o meno di trattamenti di dati personali che La riguardano, nonché di ottenere una copia dei suddetti dati;
2. Diritto di rettifica (art. 16 GDPR): ottenere, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano e l’integrazione dei dati personali incompleti o la cancellazione;
3. Diritto alla cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione, senza ingiustificato ritardo, dei dati che La riguardano, nei casi previsti dal GDPR;
4. Diritto di limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi previsti dal GDPR;
5. Diritto alla portabilità (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che La riguardano e di ottenere che gli stessi siano trasmessi ad altro titolare senza impedimenti, nei casi previsti dal GDPR;
6. Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (art. 77 GDPR): proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personal

Si precisa che le richieste formulate da ogni interessato potranno essere oggetto di diniego nei casi previsti dalla normativa vigente. In ogni caso, il Titolare del trattamento fornirà un riscontro all’interessato entro trenta giorni dal ricevimento della richiesta, eventualmente dando evidenza delle ragioni del diniego. I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del D. Lgs. n. 196/2003. Un caso che giustifica il diniego è quello in cui l’esercizio di tali diritti possa procurare un pregiudizio effettivo e concreto per lo svolgimento delle investigazioni difensive connesse alla gestione delle segnalazioni o per l’esercizio del diritto in sede giudiziaria da parte del Titolare e/o di terzi limitatamente a tale periodo di tempo.

9. Modalità di esercizio dei diritti e comunicazioni

Per l’esercizio dei diritti di cui al paragrafo che precede è possibile utilizzare i canali di segnalazione previsti dalle Procedure.
In ogni caso per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali è sempre possibile contattare il DPO all’indirizzo dpo@italdesign.it.

Distinti Saluti,

Il Titolare del trattamento

Italdesign-Giugiaro S.p.A.